Le syndicat de copropriété

Définition du syndicat de copropriété

Le syndicat de copropriété ou Conseil syndical est une collectivité qui regroupe tous les copropriétaires de votre immeuble. Le simple fait d'acheter un logement (ou un local commercial, un local professionnel, un garage, une cave, etc.) dans une copropriété fait de vous l'un des membres de droit du syndicat. Il n'y a aucune formalité particulière à accomplir, aucun document particulier à signer en dehors du contrat de vente. Ce syndicat a un objet très précis, défini par la loi : la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes. Ces dernières ne lui appartiennent pas, puisqu'elles sont, suivant les cas, la propriété indivise de l'ensemble des copropriétaires ou de certains d'entre eux, mais c'est le syndicat, en tant que tel, qui doit les administrer, les entretenir, etc., ce qu'il fait par l'intermédiaire du syndic.

Afin de mener à bien les missions que lui confère la loi, le syndicat des copropriétaires possède la personnalité morale. Cela signifie qu'il constitue une entité distincte des copropriétaires, qu'il représente des intérêts collectifs qui dépassent les intérêts individuels des copropriétaires. Il est ainsi qualifié pour agir en justice si les intérêts de la copropriété sont menacés ou malmenés (y compris par un copropriétaire). Il peut par exemple, pour le compte des copropriétaires, acquérir des parties privatives ou vendre des parties communes, etc. A l'inverse, il pourra également être poursuivi s'il a causé un préjudice à un copropriétaire, ou à un tiers. Le syndicat peut par exemple voir sa responsabilité engagée devant les tribunaux pour les dommages causés par le défaut d'entretien d'un ouvrage ou d'un équipement. Ce défaut peut par exemple être dû à la négligence ou la faute d'un gardien ou d'un employé de la copropriété, à un vice de construction ou à une malfaçon dans des travaux. Il incombe au syndicat de rechercher et mettre en jeu la responsabilité du constructeur ou des entreprises.

Pour prendre ses décisions, le syndicat des copropriétaires se réunit en assemblée générale et son action s'exerce par l'intermédiaire du syndic.

Syndicat unique ou syndicats multiples ?

Si vous faites partie d'une grande copropriété, regroupant plusieurs bâtiments ou groupes de bâtiments distincts, il se peut qu'il existe pour chacun d'eux des syndicats dits "secondaires". De tels syndicats secondaires peuvent aussi être créés au cours de la vie de la copropriété, par décision majoritaire des seuls copropriétaires qui souhaitent en faire partie. Ils ont une personnalité juridique autonome et permettent aux copropriétaires de traiter au plus près les problèmes qui leur sont propres. Les syndicats secondaires ont ainsi compétence exclusive pour les parties communes des bâtiments ou groupes de bâtiments pour lesquels ils sont constitués. Il ne s'agit pas pour autant d'une "scission" de la copropriété (par ailleurs possible mais autrement plus difficile à réaliser). Un syndicat de copropriétaires dit "principal" subsiste. Il a la charge des parties communes générales de la copropriété, ainsi que celles des bâtiments ou groupes de bâtiments ne faisant partie d'aucun syndicat secondaire. Chacun des syndicats, le principal comme les secondaires, a son propre syndic, son assemblée, son conseil syndical, ses comptes et sa gestion, et s'adresse directement aux copropriétaires concernés. Si le syndic est le même pour tous les syndicats, il doit néanmoins les traiter comme des entités indépendantes. De plus, le propriétaire d'un lot faisant partie d'un syndicat secondaire paiera, pour ce lot, des charges aux deux syndicats, secondaire et principal. De la même façon, il sera convoqué à deux assemblées.

Si le règlement de copropriété le prévoit, les copropriétaires peuvent choisir de s'organiser en syndicat coopératif, par décision de l'assemblée générale prise à la majorité absolue (majorité dite "de l'article 25"). La constitution d'un conseil syndical est alors obligatoire, le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi eux. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. Ce type d'organisation n'est valable qu'à la condition expresse que les copropriétaires soient prêts à participer très activement à la gestion de leur immeuble, et qu'il règne entre eux un réel climat de confiance. Dans le cas contraire, ce sera la paralysie assurée ! S'il ne convient plus, le mode coopératif peut être abandonné, par décision de l'assemblée, à la même majorité.

Fonctions du syndicat de copropriété

Les fonctions de membre du conseil syndical sont bénévoles ; elles ne donnent donc lieu à aucune rémunération. Si les membres du conseil syndical font l'avance de frais pour exercer leur mission, ils seront remboursés sur le budget de la copropriété. Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Une mission d'assistance et de contrôle

Aux termes de la loi, le conseil syndical a pour mission d'assister le syndic et de contrôler sa gestion. Au titre de cette double mission, il peut ainsi :

  • donner son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions qui peuvent intéresser la copropriété, qu'il soit consulté sur ces questions ou qu'il s'en saisisse lui-même. Le conseil syndical pourra ainsi être amené à donner son avis sur le choix du personnel ou de l'entreprise chargés du service de l'immeuble (concierge, gardien, etc.), la présentation comptable des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à réaliser les travaux décidés par l'assemblée générale, l'examen des devis fournis par ces entreprises, etc ;

  • émettre un avis sur les contrats et marchés passés par le syndic au nom de la copropriété. Sa consultation par le syndic est même obligatoire dès que le contrat ou le marché dépasse un certain seuil fixé par l'assemblée générale. Attention, l'avis qui est demandé au conseil n'a aucune force obligatoire à l'égard du syndic. Mais si ce dernier ne le suit pas, il a tout intérêt à disposer de solides arguments pour expliquer son choix ;

  • contrôler la comptabilité du syndicat (tenue par le syndic), la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution ;

  • donner un avis lorsque le syndic décide de faire réaliser des travaux urgents, sans avoir consulté au préalable l'assemblée générale. Le conseil peut également agir au nom de la copropriété, à condition d'être mandaté par l'assemblée générale, dans le cadre des décisions qui peuvent être prises à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (voir majorité). Le conseil pourra ainsi par exemple être mandaté pour choisir, au nom des copropriétaires, une entreprise devant effectuer des travaux dans l'immeuble.

Enfin, un (ou plusieurs) membres du conseil syndical, spécialement habilité par ce dernier, peut prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, de toutes les pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndic et, plus généralement, à l'administration de la copropriété (factures, contrats, livres de comptes, etc.). Il peut également, avant la réunion de l'assemblée générale, examiner les pièces justificatives des charges de l'immeuble. Bien entendu, sous réserve d'en être averti à l'avance, le syndic ne peut refuser de communiquer les pièces et documents qui lui sont demandés.

Pour exercer ses missions, le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix (architecte, expert comptable, etc.), dont la rémunération sera prise en charge par la copropriété.

Quelques astuces pour un conseil efficace

L'expérience montre que la présence d'un conseil syndical jouant pleinement son rôle est un gage de bonne gestion de la copropriété, de l'existence d'un dialogue et d'un climat de confiance entre les copropriétaires et leur syndic. Car, avant tout, le conseil syndical constitue un relais entre les copropriétaires et leur syndic. Voici quelques astuces pour donner à ce conseil son maximum d'efficacité :

  • > prévoir dans le budget de la copropriété, adopté en AG, une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical, par exemple pour permettre le recours à des techniciens qualifiés ;

  • garder les traces écrites des avis rendus par le conseil, par exemple dans un registre conservé par le président du conseil ;

  • si possible, faire en sorte que soient élus au conseil syndical des copropriétaires ayant des compétences complémentaires (juriste, comptable, entrepreneur, etc.) ;

  • prévoir, le cas échéant, une représentation de toutes les catégories de copropriétaires : copropriétaires occupants, copropriétaires bailleurs, copropriétaires de locaux commerciaux,

Afin que le conseil, et à travers lui les copropriétaires, soit réellement associé à la vie de l'immeuble, il peut tout à fait être prévu qu'il établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre du jour des assemblées générales, et qu'il soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel. Il doit d'autant plus s'impliquer dans la gestion qu'il doit rendre compte, au début de chaque assemblée générale annuelle, de l'exécution de sa mission au cours de l'année écoulée.

Le conseil syndical ne doit pas s'aventurer hors des compétences que lui reconnaît la loi, même avec l'accord de l'assemblée générale. Les décisions en ce sens seraient annulées par les tribunaux. Ainsi, il ne lui appartient pas, même sur délégation, de nommer le syndic ou d'approuver ses comptes, etc. En clair, il ne doit en aucun cas se substituer à l'assemblée générale des copropriétaires. Il ne doit pas non plus se substituer au syndic. Il ne lui appartient pas par exemple de conduire des appels d'offres, émettre des ordres de service, ou donner des instructions de travail aux salariés de la copropriété.

Elections du syndicat de copropriété

La mise en place du Conseil syndical est une obligation dans chaque copropriété, sauf si l'assemblée générale décide de ne pas en instituer. Elle devra alors le faire à la majorité de tous les copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix, ce que l'on appelle la double majorité. Elle peut, par la suite, revenir sur cette décision à la majorité absolue.

Les modalités de fonctionnement du conseil syndical (nombre de membres, convocation et tenue des réunions du conseil, règles de majorité lorsque le conseil rend un avis etc.,) sont en principe fixées par le règlement de copropriété. A défaut, c'est à l'assemblée générale qu'il revient de les fixer, à la majorité simple de l'article 24. En règle générale, sauf dans les grandes copropriétés, le conseil syndical sera composé de trois (minimum) à cinq membres titulaires, et éventuellement de trois suppléants. Il est toujours préférable de prévoir un nombre impair de membres, afin qu'une majorité puisse se dégager.

Bon à savoir :Afin d'éviter tout conflit d'intérêt, ne peuvent en aucun cas faire partie du conseil syndical ni le syndic, ni son conjoint, ni ses ascendants, descendants ou préposés (notamment ses salariés), même s'ils sont copropriétaires. Mais rien n'empêche le syndic, sur demande du conseil syndical ou sur sa demande, d'être présent à une de ses réunions, pour débattre ou expliquer un point particulier. Il en est de même pour tout copropriétaire qui peut être invité, par le conseil syndical, à participer à une de ses réunions.

Un mandat de 3 ans maximum

Les membres du conseil sont choisis par les copropriétaires, parmi eux et leurs conjoints. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. Ils sont élus pour 3 ans au maximum (renouvelables), à la majorité des voix de tous les copropriétaires (sur ce point, se reporter aux règles de majorité). L'assemblée peut élire des membres titulaires, et le cas échéant des membres suppléants.

La représentation du syndicat principal attribuée à un syndicat secondaire est proportionnelle à l'importance du ou des lots qui constituent ce syndicat secondaire, par rapport à celle de l'ensemble des lots qui composent le syndicat principal. Le ou les copropriétaires du ou des lots qui ne se sont pas constitués en syndicat secondaire disposent ensemble, s'il y a lieu, des autres sièges du syndicat principal.

Si vous avez été élu au conseil syndical, rien ne vous empêche de démissionner en cours de mandat. De son côté, l'assemblée générale, statuant à la majorité des voix et de tous les copropriétaires, peut prononcer, à tout moment au cours du mandat, la révocation d'un membre du conseil syndical. Si le quart des sièges devient vacant, il faudra procéder à la réélection du conseil.

Lorsque l'assemblée générale n'arrive pas à élire de conseil syndical, sans pour autant décider de ne pas en instituer, tout copropriétaire, ou le syndic, peut saisir le président du tribunal de grande instance afin qu'il procède, avec leur accord, à la désignation des membres du conseil. Evidemment, si personne n'est candidat, le président du TGI se contentera de constater l'impossibilité d'instituer ce conseil. L'affaire en restera là, jusqu'à ce qu'une prochaine AG trouve des candidats et les élise. L'absence de conseil constitue effectivement un handicap puisqu'il manque un relais entre les copropriétaires et le syndic, mais n'empêche pas la copropriété de fonctionner normalement.

Une fois élus, les membres du conseil syndical doivent élire un président, à qui la loi confère des pouvoirs particuliers. Il pourra ainsi, si les circonstances l'exigent :

  • procéder à la convocation de l'assemblée générale, en cas de défaillance du syndic ou de refus de sa part de procéder à cette convocation, après mise en demeure restée vaine pendant au moins 8 jours ;

  • en cas de changement de syndic, contraindre en justice l'ancien syndic à transmettre au nouveau
    les archives du syndicat des copropriétaires, là encore après qu'une mise en demeure soit restée sans effet. Plus généralement, du fait de sa fonction, le président du conseil syndical est, au quotidien, le principal interlocuteur du syndic et le relais naturel entre ce dernier et les copropriétaires.