Le syndic

• Professionnel ou "bénévole"
• Désignation
• Rémunération
• Changement
• Pouvoirs
• Responsabilités

Professionnel ou "bénévole"

Toute copropriété doit avoir un syndic, mais celui-ci peut être professionnel ou non. S'il n'est pas professionnel, on parle souvent de syndic bénévole, même si cette expression n'est pas totalement appropriée. Le syndic "bénévole", qui a les mêmes fonctions que le professionnel :

• doit être un des copropriétaires de l'immeuble. Il doit donc posséder un lot dans la copropriété, même peu important (une cave peut suffire) ;

• peut tout à fait percevoir de la copropriété, en plus du remboursement des frais qu'il engage pour elle (courrier, assurance de responsabilité, frais divers), une rémunération. Il faut simplement veiller à ce que celle-ci ne constitue pas l'essentiel de ses revenus, ce qui pourrait avoir des conséquences importantes pour lui, notamment sur le plan fiscal et social (obligation de se déclarer à l'Urssaf, de payer des cotisations au titre de professions libérales, etc.).

Comme tout copropriétaire, vous serez un jour tenté de vous passer de syndic professionnel pour faire appel à un syndic bénévole, qui, rappelons-le, ne peut être choisi que parmi les copropriétaires. L'expérience de ceux qui ont franchi le pas montre que cette solution n'est envisageable que dans les petites copropriétés, qui ne comptent pas plus de 10 ou 15 lots ou dans les copropriétés familiales. Dans les autres situations, quand on fait le total de ce qui relève de l'action et de la responsabilité du syndic, on s'aperçoit souvent qu'il vaut mieux laisser cela à un professionnel qui dispose de toute l'infrastructure nécessaire à la gestion d'un immeuble. Par ailleurs, les moyens de contrôler la gestion du syndic ne manquent pas et, le cas échéant, il est toujours possible d'en changer.

Le plus souvent, un professionnel

Une grande partie des copropriétés fonctionnent avec un syndic professionnel. Ce peut être une personne physique, exerçant en son nom personnel, ou une personne morale, ce qui est le plus fréquent car les syndics professionnels exercent la plupart du temps en société. Les syndics professionnels sont soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970 (dite loi Hoguet) et doivent être titulaires d'une carte professionnelle. Cette carte, délivrée par la préfecture, atteste, notamment, que le syndic a souscrit une assurance de responsabilité civile professionnelle, qu'il dispose d'une garantie financière à hauteur des fonds qu'il gère pour le compte de ses mandants, qu'il possède les compétences requises par la législation, et enfin qu'il n'a pas fait l'objet de condamnations pénales. Evidemment, si l'on opte pour le syndic bénévole, aucune de ces obligations ne s'applique à lui. La copropriété aura alors tout intérêt à souscrire une assurance de responsabilité destinée à couvrir les éventuels préjudices d'une gestion défectueuse ou d'une faute commise par le syndic dans l'exercice de ses fonctions.

Bon à savoir : Avant d'élire un syndic pour la première fois, n'hésitez pas à vous assurer qu'il est bien titulaire de la carte professionnelle et des assurances et garanties obligatoires. Vous pouvez lui demander de vous fournir une photocopie de ces documents.

Désignation

Toute copropriété, même la plus petite, doit être pourvue d'un syndic. Celui-ci, qu'il soit professionnel ou non, est normalement élu par l'assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires ou majorité de l'article 25. C'est à cette même majorité que le syndic peut être révoqué.

Le syndic est élu ou révoqué par l'AG, avec des exceptions possibles

Dans les immeubles neufs qui sont mis en copropriété, le syndic est en principe désigné directement par le règlement de copropriété. Il peut s'agir, ce qui est souvent le cas, du promoteur. Ce syndic provisoire gère alors l'immeuble comme un autre syndic, mais il a l'obligation de faire ratifier son mandat par la première assemblée générale convoquée. Elle pourra soit le confirmer dans ses fonctions (si lui même est "candidat"), soit élire un nouveau syndic. A défaut de nomination, tout copropriétaire peut alors demander la nomination d'un syndic au tribunal de grande instance.

Bien que les situations soient différentes, dès que le syndic n'est plus en mesure d'assumer ses fonctions, qu'il en est empêché (accident, maladie, liquidation judiciaire, etc.), ou que l'assemblée générale n'a pu se mettre d'accord sur le choix d'un syndic, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal de grande instance de procéder à la nomination d'un syndic ou d'un administrateur provisoire. La principale mission de celui-ci consistera alors à gérer les affaires courantes et à remettre la copropriété sur "ses rails", en convoquant une AG qui devra se prononcer sur la désignation d'un nouveau syndic.

Un mandat de 3 ans maximum, renouvelable

Le mandat du syndic élu par l'AG est de 3 ans maximum (1 an seulement pendant la période de garantie décennale si le syndic est le promoteur de l'immeuble). Son mandat est renouvelable. La durée du mandat doit être fixe et figurer "noir sur blanc" dans la résolution votée par l'AG. Le plus sûr est d'indiquer également la date de début et la date de fin, au moyen d'une formule du type "le syndic est nommé pour une durée de ? année(s), qui commencera le ? pour se terminer le ?".

Le renouvellement du contrat de syndic ne peut pas être automatique. Il doit être décidé par un vote de l'assemblée générale convoquée impérativement avant la date d'échéance du contrat, car à défaut le syndic n'aurait plus qualité pour émettre des convocations. L'assemblée serait alors irrégulière et sujette à annulation. Afin d'éviter tout risque, et dans la limite du maximum de 3 ans qui ne peut être dépassé, la durée du mandat peut être fixée de telle manière qu'elle offre une marge de sécurité suffisante. Bien entendu, lors de chaque renouvellement, les conditions du contrat peuvent faire l'objet d'une renégociation.

Bon à savoir : Un syndic peut s'investir plus volontiers s'il dispose d'un mandat long. Toutefois, si vous faites appel à un nouveau syndic, il peut être judicieux de prévoir un mandat limité à une année, de manière à le "tester", avant de vous engager avec lui pour une période plus longue.

Rémunération

La rémunération du syndic est fixée librement entre les copropriétaires et lui-même. Comme il n'existe aucune réglementation en la matière, il appartient à votre conseil syndical de négocier avec votre syndic le montant de ses honoraires et des différents frais qu'il va facturer pour ses interventions. Rien ne vous empêche de solliciter plusieurs syndics et de faire jouer la concurrence entre eux.

Lorsqu'elle doit se prononcer sur la désignation du syndic, l'assemblée générale doit recevoir, au plus tard en même temps que l'ordre du jour, un projet de contrat. Ce projet détermine les conditions d'exécution de la mission de ce dernier, en conformité avec les dispositions de la loi, et comportant un barème détaillé des honoraires auxquels il peut prétendre. Ce barème doit faire ressortir le montant des honoraires forfaitaires de gestion courante, qui doivent rémunérer toutes les prestations constantes d'une année sur l'autre, et les autres honoraires correspondant à des prestations supplémentaires ou occasionnelles. Le contrat doit préciser les montants forfaitaires, et, pour les honoraires prévus en pourcentage, notamment pour les travaux, l'assiette et le taux des honoraires à percevoir. Il doit également préciser les frais et débours dont le syndic demandera le remboursement, toute dépense qui n'est pas indiquée étant réputée prise en charge par lui dans ses honoraires.

Même si cela peut vous paraître un peu fastidieux, vous devez prendre le temps de lire et "d'éplucher" toutes les clauses du contrat qui sera soumis à l'AG de celles relative aux frais de photocopies et de timbres à celles relatives aux honoraires et frais sur ventes de lots ou de recouvrement contentieux des charges impayées afin de savoir à quoi votre copropriété va s'engager. N'hésitez pas à demander des précisions, voire à faire supprimer des clauses qui vous semblent peu claires ou abusives.

La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l'assemblée générale à la majorité absolue (majorité dite "de l'article 25"). Le contrat n'a pas besoin d'être signé : il prend effet par la décision de l'assemblée qui s'y réfère.

La rémunération du syndic constitue une charge générale de la copropriété, répartie comme telle entre les copropriétaires. Même si le contrat du syndic est conclu pour plusieurs années, il prévoit en général une clause de révision annuelle des honoraires, clause tout à fait légale mais qui doit simplement être fondée sur des éléments (par exemple l'indice du coût de la vie, ou l'indice du coût de la construction) suffisamment clairs pour éviter toute ambigüité.

Changement

Même s'il s'agit d'une personne physique, le syndic est lié à la copropriété par un contrat de mandat, et non par un contrat de travail (il n'est pas son salarié). Comme tout mandat, celui du syndic peut être révoqué, à tout moment. De son côté, le syndic peut aussi démissionner. Mais dans tous les cas, certaines règles doivent être observées, pour éviter tout litige.

Le plus simple consiste à ne pas renouveler le mandat du titulaire en place, à l'échéance de son mandat. Il faut bien entendu veiller alors à désigner, au cours de l'AG qui marque la fin du mandat du syndic actuel, un nouveau syndic, puisque toute copropriété doit avoir un syndic. A défaut, il est alors nécessaire de faire nommer, suivant les cas, un syndic par voie de justice ou un administrateur provisoire.

Un changement de syndic doit être préparé à l'avance. Il convient de s'assurer qu'il existe une volonté majoritaire de changement ou, à défaut, la susciter en justifiant de la nécessité d'y procéder. Le conseil syndical est évidemment le mieux placé pour apprécier la qualité des prestations du syndic et décider de l'opportunité d'en changer, après avoir épuisé toutes les voies amiables pour remédier aux défauts constatés. Les copropriétaires peuvent certes imposer un changement de syndic contre la volonté du conseil syndical, mais cela constitue alors un désaveu qui doit normalement conduire le conseil à démissionner. A défaut, il est à craindre que ses relations avec le nouveau syndic ne soient pas optimales

Quels qu'ils soient, les instigateurs d'un changement doivent se donner assez de temps pour trouver un nouveau syndic. Il faut demander des propositions, idéalement conduire un appel d'offres, négocier les conditions du mandat (notamment les honoraires), et transmettre au syndic actuel les propositions de contrat qui devront être soumises au vote de l'AG. Le conseil syndical doit se préparer à mettre en valeur les avantages et les inconvénients de chaque proposition présentée, sachant en dernier lieu, que ce sera à l'assemblée générale de voter.

Lorsqu'il y a un changement de syndic, pour quelque raison que ce soit, l'ancien syndic doit, dans le mois de la cessation de ses fonctions, transmettre à son remplaçant les documents de la copropriété en sa possession ainsi que tous les fonds immédiatement disponibles. Dans les deux mois qui suivent, il devra lui remettre le solde des fonds et lui fournir un état précis des comptes de la copropriété et des copropriétaires.

Le plus délicat consiste à révoquer le syndic en cours de mandat. Il peut arriver que les copropriétaires souhaitent se séparer de leur syndic alors que son mandat n'est pas encore arrivé à échéance. Exemple : le mandat du syndic est de 3 ans et la copropriété souhaite y mettre fin au terme de la première année en raisons de manquements graves. Dans ce cas :

• Seule une assemblée générale peut décider cette révocation. Elle doit le faire à la même majorité que celle prévue pour l'élection, soit la majorité absolue des copropriétaires (majorité dite de l'article 25). Ce n'est donc pas par une pétition, même unanime, des copropriétaires, ou une décision du conseil syndical que l'on peut mettre fin aux fonctions du syndic. Il faut attendre la prochaine AG annuelle pour prendre cette décision, ou, lorsque la situation est vraiment "intenable", demander la convocation d'une AG supplémentaire.

• La révocation d'un syndic en cours de mandat doit être justifiée par des motifs sérieux : négligences graves (par exemple dans le recouvrement des charges), inertie (par exemple absence de mise en oeuvre des décisions prises en AG), fautes de gestion, Le syndic doit en outre avoir la possibilité de "présenter sa défense" devant l'AG. A défaut, la copropriété pourrait être condamnée à lui verser des dommages-intérêts pour révocation abusive.

Afin d'éviter que la copropriété ne soit dépourvue de syndic, il faut prévoir, lors de l'AG qui va voter la révocation du syndic actuel, l'élection d'un nouveau syndic. Ce qui suppose, comme en cas de non-renouvellement du mandat, que les copropriétaires aient préparé le changement.


Une démission est toujours possible. Le syndic est libre de démissionner, sans que la copropriété puisse s'y opposer. Celle-ci pourra toutefois obtenir des dommages-intérêts, si cette démission se fait dans des conditions telles qu'elle porte atteinte à la bonne marche de la copropriété. Le syndic qui envisage de démissionner doit :

• informer le président du conseil syndical, s'il en existe un, de son intention de démissionner ;

• proposer un délai avant la prise d'effet de sa démission pour permettre au conseil syndical et aux copropriétaires de lui trouver un successeur ;

• convoquer l'assemblée générale avec, à l'ordre du jour, les deux questions suivantes : " démission du syndic à compter du ..... " ; " désignation du nouveau syndic à compter du ..... ", et des propositions de contrats des candidats à sa succession.

Bon à savoir : pour éviter de se retrouver sans syndic, les copropriétaires ont intérêt à faire insérer dans le contrat de leur syndic une clause par laquelle celui-ci s'engage, en cas de démission, à prévenir les copropriétaires à l'avance, et à organiser la convocation et la tenue de l'AG (ou des AG) qui sera chargée de désigner son remplaçant.

Si le syndic s'est démis de ses fonctions sans avoir préalablement convoqué une assemblée générale pour désigner son remplaçant, n'importe quel copropriétaire peut demander au président du TGI de désigner un administrateur provisoire chargé, notamment, de convoquer l'assemblée en vue de désigner un nouveau syndic.

Pouvoirs

Les pouvoirs du syndic, et ses obligations, sont fixés par la loi. Globalement, sa mission consiste à gérer l'immeuble, exécuter les décisions de l'assemblée générale et assumer un ensemble de tâches administratives, financières et comptables. Il est ainsi chargé :

• d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale. C'est donc au syndic qu'il appartient de mettre en oeuvre les décisions votées par l'AG et de faire en sorte que les occupants de l'immeuble (copropriétaires et leurs locataires éventuels) respectent les dispositions du règlement de copropriété ;

• d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien. Dans ce cadre, l'intervention du syndic est très large. Elle va du recouvrement des charges à l'organisation des assemblées générales, en passant par le paiement des dépenses courantes, la souscription des contrats d'assurance (assurance des parties communes et assurance en cas de travaux notamment), les mesures nécessaires à son entretien (achat des produits, fournitures, réparations courantes, conclusion des divers contrats de maintenance, ...) et la garde de l'immeuble (gestion du personnel : gardiens, concierges, ...).
  En cas d'urgence, le syndic a l'obligation de faire procéder, de sa propre initiative, à l'exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, sans avoir à convoquer au préalable l'AG. Il doit alors informer les copropriétaires des travaux qu'il fait entreprendre, et convoquer immédiatement une AG qui devra valider sa décision, à la majorité simple.

• d'établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble. Cette obligation découle de la loi SRU du 13 décembre 2000. Ce carnet doit être conforme à un modèle type défini par les pouvoirs publics. A compter du 1er juin 2001, tout candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété, ou tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente peut, s'il le demande, avoir connaissance de ce carnet d'entretien.

• d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat ;

• de soumettre au vote de l'assemblée générale (majorité absolue de l'article 25), lors de sa première désignation puis au moins tous les 3 ans, la décision de constituer des provisions spéciales pour financer les travaux susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à venir et non encore décidés par l'assemblée générale. Sont visés les travaux d'entretien et les travaux de conservation (ravalement, révision d'une toiture, ...) portant sur les parties communes de l'immeuble ou sur les éléments d'équipement communs (ascenseurs par exemple) ;

• d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel seront versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat des copropriétaires. L'assemblée générale peut toutefois décider, à la majorité absolue, de ne pas ouvrir de compte bancaire séparé ;

• de représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes de la vie civile (signature des contrats par exemple) et en justice. Ainsi, c'est le syndic, et lui seul, qui peut agir en justice au nom de la copropriété. De la même façon, si une action en justice est intentée contre le syndicat des copropriétaires, l'assignation devra être adressée au syndic. Au titre de ses fonctions administratives et comptables, le syndic doit établir et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires (état civil, indication des lots, domicile, ...), détenir les archives du syndicat de copropriété (règlement de copropriété, état descriptif de division, plans de l'immeuble, procès-verbaux d'AG, ...) et tous les éléments comptables de la copropriété (comptes des recettes et dépenses, situation de trésorerie, situation de chaque copropriétaire, ...).

Responsabilités

Comme tout prestataire, le syndic engage sa responsabilité s'il commet des fautes, erreurs, négligences dans l'exercice des missions dont il a la charge ou s'il outrepasse ses pouvoirs. Il doit alors réparer tout préjudice causé au syndicat ou à des copropriétaires. Cette indemnisation peut intervenir par voie amiable ou, à défaut, judiciairement. Dans la pratique, lorsqu'un préjudice est invoqué par le syndicat des copropriétaires, la mise en jeu de cette responsabilité devant les tribunaux ne peut être mise en oeuvre qu'après avoir changé de syndic, puisque le syndicat ne peut agir que par le truchement de son syndic.

Si votre copropriété est gérée par un syndic bénévole, ce dernier engage sa responsabilité au même titre qu'un professionnel, même si un tribunal la jugera de manière moins rigoureuse. Il convient donc de vérifier que le syndic bénévole dispose de la capacité financière de faire face à cette responsabilité ou, qu'à défaut, il est dûment assuré à cet effet.

Dans des situations exceptionnelles, le syndic peut aussi engager sa responsabilité pénale. Ce sera le cas par exemple s'il commet des délits volontaires (détournement de fonds ou de pièces appartenant au syndicat des copropriétaires, abus de confiance, etc.) ou involontaires (blessures ou décès causées par sa négligence par exemple).

Ainsi, à titre d'exemple, le syndic pourra être responsable de préjudices causés à la copropriété :

• s'il néglige d'exécuter les décisions adoptées en AG, de procéder au recouvrement des charges, ou encore de convoquer l'AG,

• s'il fait exécuter des travaux non urgents sans accord préalable de la copropriété, ou à l'inverse

• s'il s'abstient de prendre les mesures urgentes que la situation exige,

• s'il oublie de consulter le conseil syndical lorsque la loi l'exige,

• s'il ne prend aucune mesure pour faire respecter les dispositions du règlement de copropriété,

• s'il oublie d'assurer l'immeuble (les parties communes évidemment, puisque l'assurance des parties privatives relève de chaque propriétaire),

• s'il démissionne dans des conditions qui causent un préjudice à la copropriété.

Vis à vis des copropriétaires eux-mêmes, la responsabilité du syndic a, par exemple, été admise pour des préjudices causés dans les cas suivants :

• opposition injustifiée en cas de vente d'un lot de copropriété,

• rédaction d'un faux procès verbal d'assemblée générale,

• non convocation à l'assemblée générale,

• absence d'intervention pour faire cesser un trouble, ou un désordre entraînant une privation de jouissance ou une perte de valeur,

• indications erronées données à un copropriétaire sur ses droits.

Si vous décidez un jour d'engager une procédure contre le syndic, vous devrez, pour qu'elle ait une chance d'aboutir, établir devant les tribunaux, que le syndic a commis une faute, que vous avez subi un préjudice personnel, et qu'il existe un lien entre ce préjudice et la faute commise par le syndic. Si l'un de ces éléments fait défaut, ou si vous ne pouvez chiffrer votre préjudice, vous ne pourrez rien obtenir des tribunaux. Autant dire qu'il ne faut engager ce type de procédure que si l'on dispose d'un dossier sérieux